top of page
  • Writer's pictureSongsak Saeng-aroon

ระบบจัดการข้อมูลการจัดซื้อจัดจ้างผ่านระบบ Centralized RFP (Request for Proposal)

Updated: Jun 20, 2023

การจัดซื้อกลาง (Centralized Procurement) เป็นกลยุทธ์การจัดซื้อที่องค์กรรวมกิจกรรมการซื้อของตนเองเข้าไว้ในหน่วยหรือแผนกเดียว แทนที่จะให้แผนกหรือส่วนงานแต่ละอันซื้อและจัดหาสินค้าและบริการเอง การจัดซื้อกลางจะสร้างอำนาจที่จัดซื้อในตำแหน่งกลางซึ่งรับผิดชอบในการตัดสินใจทุกด้านการจัดซื้อ ในระบบการจัดซื้อกลาง จะมีทีมหรือแผนกที่ได้รับมอบหมายให้รับผิดชอบในการจัดการกระบวนการซื้อขององค์กรทั้งหมด รวมถึงการระบุความต้องการการจัดซื้อ การดำเนินการวิจัยตลาด การขอเสนอราคาหรือข้อเสนอจากซัพพลายเออร์ การเจรจาต่อรองสัญญา และการตรวจสอบประสิทธิภาพของซัพพลายเออร์ การจัดซื้อกลางมีเป้าหมายในการปรับปรุงและมาตรฐานกระบวนการการจัดซื้อ เพื่อสร้างประหยัดค่าใช้จ่ายโดยใช้ขนาดใหญ่ให้เกิดผลตอบแทนทางด้านต้นทุน และให้ความสอดคล้องและความเป็นไปตามนโยบายองค์กรและกฎระเบียบที่กำหนด



ประโยชน์ของการจัดซื้อแบบกลางรวมถึง:


  1. สามารถเพิ่มพลังซื้อ: โดยการรวมกิจกรรมการซื้อเข้าด้วยกัน องค์กรสามารถเจรจาเงื่อนไขที่ดีกว่า ส่วนลดราคา และการกำหนดราคาตามปริมาณที่เพิ่มขึ้นได้ ซึ่งช่วยลดค่าใช้จ่าย

  2. มาตรฐานเดียวกัน: การจัดซื้อแบบกลางช่วยสร้างกระบวนการจัดซื้อแบบมาตรฐาน นโยบาย และแนวปฏิบัติที่เหมือนกันในองค์กรทั้งหมด ส่งเสริมความสอดคล้องและลดการทำงานซ้ำซ้อน

  3. สร้างความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ที่ดีขึ้น: การจัดซื้อแบบกลางช่วยให้องค์กรสร้างความสัมพันธ์ที่แข็งแกร่งกับซัพพลายเออร์ เนื่องจากสามารถเน้นไปที่ความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์จำนวนน้อยกว่าการจัดซื้อจากหลายแห่ง

  4. การควบคุมและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ: การจัดซื้อแบบกลางช่วยควบคุมกระบวนการจัดซื้อได้ดีกว่า และสร้างความเป็นไปตามกฎระเบียบและนโยบายภายใน

  5. เพิ่มประสิทธิภาพ: ด้วยทีมหรือแผนกการจัดซื้อที่มีความเชี่ยวชาญ องค์กรสามารถได้รับประโยชน์จากกระบวนการจัดซื้อที่มีประสิทธิภาพ เพื่อใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพและการจัดสรรทรัพยากรที่เหมาะสม เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในด้านการดำเนินงาน


ระบบจัดการข้อมูลการจัดซื้อจัดจ้างผ่านระบบ RFP (Request for Proposal) ส่วนหนึ่งในการจัดการระบบข้อมูลการจัดซื้อจัดจ้าง (Centralized Purchasing or Procurement) ไว้สำหรับการบริหารจัดการประกวดราคา การสรรหาสินค้าและบริการ รวมถึงการเทียนราคาซึ่งหน่วยงานจัดซื้อ (Procurement) ผ่านข้อมูล Supplier หรือ Vendor เข้าร่วมกระบวนนำเสนอสินค้าและบริการ โดยถ้างานมีความซับซ้อนและมีกระบวนการต่างๆ ที่เป็นแบบแผนขององค์กร และสามารถตรวจสอบและติดตาม

การจัดซื้อจัดจ้างสินค้าและผลิตภัณฑ์ต่างๆ มีกระบวนการที่ซับซ้อนและมีผู้เกี่ยวข้องหลายส่วนได้แก่

  • ผู้ใช้สินค้าและผลิตภัณฑ์ (Requester) กำหนดความต้องการ (Scope of Work) และข้อกำหนดต่างๆ

  • ผู้อนุมัติให้การจัดซื้อและเริ่มกระบวนการจัดจ้าง

  • ฝ่ายจัดซื้อนำข้อมูลได้ ผ่านกระบวนสรรหา เทียบราคา การเลือก Supplier และการตรวจสอบคุณสมบัติ

  • การเสนอราคาของ Supplier ภายใต้ข้อมูลแบบเดียวกัน

ดังนั้นระบบจึงเป็นส่วนช่วยการให้ทำงานเป็นระบบและทำให้ผู้ร่วมงานทั้งในส่วนของผู้ต้องการสินค้าหรือบริการ (Internal) และ Supplier สามารถทำงานได้บนระบบเดียวกัน

กระบวนการ RFP


RFP (Request for Proposal) System เป็นออนไลน์ที่สนับสนุนกระบวนการสร้าง กระจาย และจัดการข้อมูลการเชิญผู้สนใจเสนอสินค้าและบริการ อย่างมีระบบและมีประสิทธิภาพ เสมาะสำหรับองค์กรหรือธุรกิจ ที่มีกระบวนกาการจัดซื้อสินค้าหรือบริการและต้องการเชิญผู้ขายหรือผู้จัดจำหน่ายที่เป็นไปได้ในการส่งเสนอราคา


ระบบช่วยหาคุณสมบัติเช่น รายการเอกสารประกอบการพิจารณาร่วมเข้าเสนอราคา (Template) เอกสารประกอบ รวมถึง Proposal และข้อมูลต่างๆ เช่นข้อมูลทางด้านเทคนิค คุณสมบัติต่าง ๆ กรอบระยะเวลาในการจัดซื้อจัดจ้างและการดำเนินโครงการ เพื่อให้กระบวนการ RFP เป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ ผู้ใช้สามารถสร้างเอกสาร RFP โดยระบุความต้องการของพวกเขา ขอบเขตโครงการ เกณฑ์การประเมิน และกำหนดเวลา จากนั้นสามารถกระจาย RFP ให้กับรายชื่อผู้ขายที่เลือกไว้หรือเปิดให้สาธารณะเพื่อทุกคนสามารถเข้าถึงได้ หรือการเชิญคู่ค้า มาร่วมการเสนอราคา


ระบบ RFP ช่วยให้ผู้ขายสามารถเข้าถึงเอกสาร RFP ส่งเสนอราคาและมีการสื่อสารกับองค์กรที่เปิดรับ RFP ได้ อาจให้พื้นที่ที่ปลอดภัยและมีความสะดวกสบายสำหรับผู้ขายในการถามคำถาม ขอความชัดเจน และรับข้อมูลอัพเดตระหว่างระยะเวลาส่งเสนอราคา


แพลตฟอร์มนั้นมักประกอบด้วยความสามารถในการประเมินและเปรียบเทียบเสนอราคาที่ได้รับ อาจอนุญาตให้ผู้ใช้ให้คะแนนเสนอราคาตามเกณฑ์ที่กำหนดไว้ ร่วมงานกับสมาชิกในทีม และสร้างรายงานเพื่อช่วยในกระบวนการตัดสินใจ


โดยรวมแล้ว ระบบ RFP จะทำให้กระบวนการ RFP ทั้งหมด เรียบง่ายและอัตโนมัติ ตั้งแต่การสร้างไปจนถึงการประเมิน มันเพิ่มประสิทธิภาพ ความโปร่งใส และการร่วมมือระหว่างองค์กรและผู้ขาย ซึ่งส่งผลให้กระบวนการจัดซื้อมีประสิทธิผลมากขึ้น


คุณสมบัติหลักของระบบ RFP ที่ส่วนใหญ่ประกอบไปด้วย:


  • การสร้าง RFP: แพลตฟอร์มให้เครื่องมือและเทมเพลตในการสร้างเอกสาร RFP ที่มีส่วนที่สร้างข้อกำหนด ขอบเขตโครงการ เกณฑ์การประเมิน และกำหนดเวลา

  • การกระจายเอกสาร: ช่วยให้ผู้ใช้สามารถกระจาย RFP ให้กับรายชื่อผู้ขายที่เลือกหรือเปิดให้สาธารณะผ่านแพลตฟอร์ม หรือการเชิญคู่ค้าเข้าร่วมเสนอราคา (Invite by Email)

  • การจัดการผู้ขาย: แพลตฟอร์มช่วยให้ผู้ใช้สามารถจัดการโปรไฟล์ของผู้ขาย ติดตามการสื่อสารกับผู้ขาย และบันทึกฐานข้อมูลของผู้ผลิตที่เป็นไปได้

  • การสื่อสารและการร่วมมือ: ผู้ขายสามารถถามคำถาม ขอความชัดเจน และรับข้อมูลอัพเดตผ่านช่องทางการสื่อสารที่ปลอดภัยและเป็นศูนย์กลางภายในระบบ ผู้ใช้สามารถร่วมงานกับสมาชิกในทีมเพื่อตอบคำถามของผู้ขาย

  • การส่งเสนอราคา: ผู้ขายสามารถส่งเสนอราคาของพวกเขาโดยตรงผ่านระบบออนไลน์ แนบเอกสารที่เกี่ยวข้องและให้ข้อมูลที่จำเป็น

  • การประเมินเสนอราคา: แพลตฟอร์มมีคุณสมบัติในการประเมินและให้คะแนนเสนอราคาที่ได้รับตามเกณฑ์ที่กำหนดไว้ ช่วยให้ผู้ใช้เปรียบเทียบและวิเคราะห์เสนอราคาได้อย่างมีประสิทธิภาพ

  • การสร้างรายงานและการวิเคราะห์: ผู้ใช้สามารถสร้างรายงานและการวิเคราะห์เพื่อได้ข้อมูลข้อมูลเกี่ยวกับเสนอราคาที่ส่ง เสนอราคาที่ผู้ขายได้รับ และกระบวนการ RFP โดยรวม

  • การรวมข้อมูลและตรวจสอบคุณสมบัติ: ระบบอาจรวมกับซอฟต์แวร์หรือระบบอื่นที่องค์กรใช้ เช่น เครื่องมือจัดซื้อหรือการจัดการโครงการ เพื่อเร่งกระบวนการแลกเปลี่ยนข้อมูลและการทำงาน

  • ความปลอดภัยและการควบคุมการเข้าถึง: ระบบรักษาความปลอดภัยข้อมูลโดยใช้การยืนยันตัวตนของผู้ใช้ การควบคุมการเข้าถึงฐานข้อมูลตามบทบาท และการเข้ารหัสข้อมูลที่ละเอียด

ข้อมูลเพิ่มเติม หรือรับคำปรึกษาการพัฒนาระบบ กรุณาติดต่อ connect@digixworks.com หรือ add Line : https://lin.ee/nO1gp61

790 views

Kommentare


bottom of page